A szabadság elvileg a pihenésről szól. Mégis sok vállalkozó számára inkább egy újabb szervezési feladat.
Ha vállalkozó vagy, valószínűleg ismerős a helyzet: nem elég megtervezni a nyaralást, arra is gondolni kell, mi történik a vállalkozásoddal, amíg távol vagy. Ki válaszol a beérkező e-mailekre? Mi lesz a számlákkal? Ki készíti össze a könyvelési anyagokat? Mi történik azokkal az adminisztratív feladatokkal, amelyek nem állnak meg attól, hogy te éppen szabadságon vagy?
Sokan ilyenkor inkább még több munkát vállalnak magukra.
Sok vállalkozó már hetekkel a nyaralás előtt megpróbál előre dolgozni. Túlórázik, hosszabb napokat vállal, hogy minden feladat elkészüljön indulás előtt.
Mások még az utolsó munkanapon is számláznak, utalásokat rögzítenek vagy e-mailekre válaszolnak, hogy minél kevesebb elintéznivaló maradjon.
Aztán amikor végre elindulnak pihenni, fejben még mindig a vállalkozásuk körül járnak a gondolataik.
Sokszor nem is maga a munka a legnagyobb teher, hanem az a tudat, hogy közben folyamatosan gyűlnek a feladatok.
Vajon érkezett fontos e-mail?
Nem maradt ki egy határidő?
Megkapta a könyvelő a szükséges dokumentumokat?
Mire visszaérek, mennyi adminisztráció vár majd rám?
Ezek a kérdések könnyen elveszik a szabadság valódi értelmét: a feltöltődést.
Szerencsére van egy másik lehetőség is.
Egy virtuális asszisztens a szabadságod alatt is gondoskodhat azokról a háttérfeladatokról, amelyeknek nem kell megvárniuk a hazatérésedet.
Például:
Így nem kell attól tartanod, hogy két hét alatt felhalmozódik minden, és a szabadság utáni első napod csak a tűzoltásról fog szólni.
Sokan úgy gondolnak a virtuális asszisztensre, mint egy nyári segítségre. Pedig a legnagyobb előnye éppen az, hogy nem csak a szabadság idején jelent könnyebbséget.
Ha egy asszisztens hónapról hónapra átveszi a rendszeresen ismétlődő adminisztratív feladatokat, akkor nemcsak a nyaralás lesz nyugodtabb, hanem a hétköznapok is kiszámíthatóbbá válnak.
Kevesebb idő megy el háttérmunkára, és több marad arra, ami valóban előreviszi a vállalkozást.
Minden vállalkozás más, de szinte mindenhol vannak olyan ismétlődő feladatok, amelyek nem feltétlenül igénylik a vállalkozó személyes jelenlétét.
Ilyen lehet például a számlázás, a könyvelési anyagok összekészítése, az e-mail-fiók kezelése, különböző nyomtatványok kitöltése, szerződések előkészítése, hírlevelek szerkesztése vagy a közösségi média posztok időzítése.
Ezek külön-külön nem tűnnek időigényesnek, együtt viszont könnyen elvisznek hetente több órát.
A cél nem az, hogy a vállalkozás nélküled is működjön hónapokig. Sokkal inkább az, hogy amikor néhány napra vagy egy-két hétre kikapcsolódsz, ne kelljen folyamatosan a feladatokon gondolkodnod.
Ha úgy érzed, idén vagy a következő szabadságod alatt te is szívesebben pihennél úgy, hogy közben az adminisztráció jó kezekben van, érdemes átgondolni, mely feladatokat tudnád delegálni.
Lehet, hogy néhány órányi adminisztráció kiszervezése az első lépés ahhoz, hogy a szabadságod valóban a feltöltődésről szóljon.
